Configuración

Dicen algunos profesionales que el secreto está en los detalles. Conoce el por qué algo tan aparentemente simple puede acabar con tu tranquilidad.

El servicio de  configurar es algo más que simplemente habilitar o deshabilitar funciones en el sistema, el servicio de configuración se basa en un análisis de las necesidades que tiene la empresa que va usar el sistema y en base a ese análisis la persona a cargo de la configuración determina que funciones habilitar o cuales deshabilitar dentro del sistema, hay funciones que sólo se pueden habilitar desde un inicio, pretender habilitarlas ya con información dentro de la empresa es algo que no es posible, por tal suerte es de suma importancia hacer un buen análisis y asentar el resultado de ese análisis en una correcta configuración.

Los sistemas orientados al área comercial del negocio, (Adminpaq, Contpaqi Punto de Venta, Contpaqi Factura Electrónica), son los que más consideraciones presentan entre las que sobresalen:

1.         Manejo de existencias negativas.

2.         Mala asignación en los elementos de control de existencias de productos.

3.         Mala configuración en las unidades de medida.

4.         Mal uso en el  empleo del catálogo de paquetes.

5.         Mala configuración de la facturación electrónica

Varios de estos errores sólo consisten en dar un click sobre una casilla, por lo que un simple click marca un problema que pudiese conllevar a tener que empezar con una empresa nueva. Pero como saber que opciones hay que configurar, en esto recae la importancia del análisis.

Nuestra recomendación  hacia todos los usuarios de los sistemas, sobre todo hacia los que están por iniciar en el uso de un nuevo sistema, consiste en solicitar al técnico que realiza la configuración un análisis primero de las necesidades de la empresa y que este análisis se vea plasmado en una carta de configuración de esta manera estarán dejando un precedente sobre la configuración de dicha empresa, esta carta además le da la pauta a toda nueva persona que se integre  a trabajar en la empresa o a cualquier distribuidor que brinde soporte a la empresa de conocer y poder replicar los parámetros de configuración esenciales.

Un aspecto esencial en la carta de configuración radica en el área de permisos, en estos días ha cobrado mayor importancia la seguridad de la información, es por ello que se debiese tener protegido el uso del sistema mediante una correcta asignación de permisos, Existen muchos casos de empresas que omiten este aspecto y llegan a tener errores serios por la omisión en este aspecto, problemas tales como:

           Un trabajador resentido aplico una utilería de borrado de información, ocasionando la perdida de información dentro de la empresa.

           Un usuario por equivocación o de forma intencional hizo uso de la restauración de la empresa en lugar de respaldar la empresa. 

•           Un mal clima laboral propicia a que usuarios de un área de trabajo les borren o modifiquen los documentos de otra área.

Los casos anteriores pueden controlarse mediante la asignación de permisos y el empleo de bitácoras dentro de los sistemas, y esto debe formar parte de la configuración de la empresa y quedar asentado en la carta de configuración.

Existe un aspecto a considerar que es el empleo de formatos y reportes a la medida, los cuales no los consideramos como parte del servicio de configuración sino más bien la elaboración de formatos recae en el servicio de soporte técnico y el diseño de reportes a la medida dentro del servicio de desarrollo. Pero es importante destacar que ambos aspectos deberían estar reflejados en la carta de configuración ya que estos son de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa, dentro de la carta de configuración debe existir un rubro destinado a ello en donde se asiente el nombre del formato o reporte, que usuario(s) los utilizan, dentro de que proceso y en que ruta se encuentran físicamente, de igual forma la ruta en donde están los respaldo de dichos archivos originales.

 

Comencé diciendo que los detalles son la clave y cosas tan sencillas como una aparentemente simple y para algunas personas innecesaria carta de configuración, es algo que marca muchas veces la diferencia  entre la tranquilidad del usuario y problemas constantes en el manejo de los sistemas.

Con todo lo anterior concluimos diciendo que el servicio de configuración de un sistema para Evolutecno conlleva lo siguiente.

1.         Analizar las necesidades del cliente.

2.         Documentar dichas necesidades.

3.         Configurar el sistema basado en las necesidades del cliente.

4.         Entregar un documento de configuración, que deje evidencia del trabajo realizado.

La configuración no contempla la realización de formatos de impresión y tampoco la realización de reportes a la medida.

Si requieres apoyo para el diagnóstico de tu configuración o para la configuración de tu sistema contáctanos y con gusto te apoyaremos.

 

Preguntas frecuentes:

¿Cuánto tardan en configurar un sistema?

¿Cuánto cuesta?

¿Pueden hacerlo en cualquier parte de la república?

¿Qué puedo hacer si descubro que mi sistema está mal configurado?